बोर्डका अनुसार आइफामा सहभागि हुन कलाकार सहित एक हजार भन्दा धेरै भारतबाट मात्रै सहभागि हुनेछन् । त्यस मध्ये कलाकारको व्यवस्थापन भने नेपालले नै गर्नु पर्ने छ । उनीहरूका लागि बस्ने व्यवस्था होटल एसोसियसन नेपाल(हान)ले गर्ने भनिएको छ । कलाकारको स्तर मुल्यांकन गरि हानले नै होटलको व्यवस्थापन गर्ने छ । कलारका कम्तीमा ३ दिन होटलमा रहनेछन् । यस अवधिसम्म हुनेहरूले होटलको १४ सय कोठा प्रयोग गर्ने छन् । प्रत्येक कोठाको मुल्य सरदरमा ६ सय डलर पर्ने भनिएको छ । यस आधारमा होटल खर्च मात्रै ८ करोड ४० लाख रुपैयाँ खर्च हुनेछ । 

त्यस्तै कार्यक्रममा सहभागि कलाकारलाई जहाज मार्फत काठमाडौसम्म ल्याउने जिम्मा नेपाल एयरलाइन्सलाई दिने योजना छ । वोर्डका अनुसार ८० प्रतिशत कलाकार भारतको मुम्वईबाट आउने भएका छन् । बाँकी २० प्रतिशत कालकार भने भारतकै बैंगलोर र दिल्लीबाट आउनेछन् । प्रस्ताव अनुसार ६ सय कलाकारको आतेजाते जहाज भाडा नेपाल एयर लाइन्सले नै व्यहोर्नछ । कार्यक्रममा सहभागि कलाकार बिजनेश क्लासमा नै आउनेछन् । भारतको तीन वटै सहरमा बिजनेश क्यासको एक तर्फी भाडा सरदर ३५ हजार रुपैयाँ छ । यस आधारमा नेपाल एयर लाइन्सको ४ करोड २० लाख रुपैयाँ खर्च हुनेछ । 

काठमाडौंमा उत्रि सकेपछि उनीहरूलाई होटलसम्म लैजान र ल्याउन सुविधा सम्पन्न गाडीको आवश्यकता पर्ने हुन्छ । यसको सम्पुर्ण व्यवस्था गर्ने जिम्ममा  नाडा अटो मोवायलस् डिलर्सलाई दिने भनिएको छ । यसका लागि उसले उपत्यका भित्र रहेका सो रुमका गाडी प्रयोग गर्ने छ । यस प्रयोजनमा कम्पतीमा ४ सय वटा गाडी प्रयोग हुनेछन् । प्रत्येक गाडीको भाडा प्रति दिन कम्तीमा ३० हजार रुपैयाँ लाग्नेछ । यस आधारमा नाडाको ३ करोड ६० लाख रुपैयाँ खर्च हुने छ । मुख्य आयोजक वोर्ड र सहअयोजक काठमाडौं महानगरपालिकाले गर्ने भनिएको ४४ करोड रुपैयाँ भने मञ्च निर्माणमा प्रयोग हुनेछ । मञ्च निर्माणका लागि दुवइबाट अत्याधुनिक र सुविधा सम्पन्न डोम ल्याउने भनिएको छ । 

कार्यक्रममा सहभागि कलाकारको खाना  तथा खाजाको प्रवन्धका लागि वोर्डले सोचेको छैन । सहयोगीका रुपमा रहेका नेपाल चलचित्र विकास बोर्ड, नेपाल उद्योग बाणिज्य महासंघ, चेम्वर आफ कमर्श, नेपाल उद्योग परिसंघ लगायतका संघसंस्थाबाट यसमा लाग्ने खर्च जुटाउन सकिने बोर्डका भनाई छ । 

नेपाल चलचित्र बिकास बोर्डका अध्यक्ष केशव भट्टराईले आईफा अवार्ड आयोजनाको खर्च बारे टुंगि नसेको बताए । उनले भने,‘खर्च सम्वन्धमा आईफा प्रतिनिधि र हामीबीच छलफल भइरहेको छ । ४४ करोड रुपैयाँसम्म होस्ट मुलुकले व्यहोर्ने गरि उनीहरूको प्रस्ताव आएको छ । यही खर्च महानगरपालिका र पार्यटन बोर्डले गर्ने भनिएको हो । महानगर र बोर्डको रकम नेपाल सरकारको ढुकुटी होइन ।’ यो समाचार आजको नयाँ पत्रिका दैनिकमा छ ।